Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Verantwortlichen des Online-Bewerbungsverfahrens

Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Verantwortlichen des Online-Bewerbungsverfahrens 
Datenschutzerklärung für das Bewerbermanagementsystem 
Der Schutz von personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Deshalb erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten bei nexMart gemäß den Vorgaben der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und sonstiger gesetzlicher Vorgaben. Mit den nachfolgenden Hinweisen in unserer Datenschutzerklärung möchten wir Sie umfassend über den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten sowie Ihre Rechte in diesem Zusammenhang informieren. 

1. Allgemeines 
Dieses Bewerbersystem wird von der nexMart GmbH & Co. KG (Gropiusplatz 10, 70563 Stuttgart, HRA 13500, Amtsgericht Stuttgart) betrieben. Die nexMart GmbH & Co. KG ist der datenschutzrechtlich Verantwortliche im Sinne der DS-GVO. Wir stellen Ihnen diese Datenschutzerklärung, welche sich ausschließlich auf die im Rahmen des Online-Bewerbungsprozesses erhobenen persönlichen Daten bezieht, zur Verfügung, um Sie darüber zu informieren, wie wir mit diesen Daten bei uns umgehen. Ihre Bewerbung können Sie nur absenden, wenn Sie den Datenschutzbestimmungen zustimmen. 

2. Personenbezogene Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses 
Personenbezogene Daten sind Angaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Darunter fallen Informationen wie beispielsweise Ihr Name, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer und Ihr Geburtsdatum, aber auch Daten über Ihren konkreten Werdegang etc., welche mit vertretbarem Aufwand einer bestimmten Person (zum Beispiel Ihnen) zugeordnet werden können. 

3. Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten 
Unsere Datenschutzbestimmungen stehen im Einklang mit der DS-GVO und dem Telemediengesetz (TMG). Wenn Sie sich für eine offene Stelle oder initiativ über das Bewerbungssystem auf unserer Website bewerben, übermitteln Sie freiwillig personenbezogene Daten und Informationen (Vorname, Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, sowie etwaige Anhänge wie Lebenslauf, Anschreiben etc.). Diese übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert, welche von unserem Unternehmen verantwortet und von einem Drittunternehmen namens Personio GmbH (https://www.personio.de/) betrieben wird. Mit der Personio GmbH, welche eine Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software anbietet und Daten ausschließlich auf ISO-27001 zertifizierten Servern in Deutschland speichert, haben wir eine  Auftragsverarbeitung nach Art 28 DS-GVO geschlossen. 
Sofern Sie eine Initiativbewerbung direkt per E-Mail an hr@nexmart.comversenden, werden Ihre Daten in der Regel unverschlüsselt übertragen. Bitte verwenden Sie daher das Bewerbungssystem, wenn Sie möchten, dass Ihre Bewerbungsunterlagen nur verschlüsselt an uns übermittelt werden. 
Um die vakanten Positionen mit geeigneten Kandidaten zu besetzten, können die dafür verantwortlichen Mitarbeiter (Hiring Manager und HR-Mitarbeiter) auf die genannte Datenbank zugreifen. 

4. Speicherung der personenbezogenen Daten 
Die Speicherung der personenbezogenen Daten erfolgt grundsätzlich ausschließlich für den Zweck, der Besetzung der vakanten Stelle, für die Sie sich beworben haben. § 15 Abs. 4 des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) erlaubt eine Speicherung Ihrer Daten von weiteren zwei Monaten nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens. Darüber hinaus behalten wir uns vor, Ihre Daten zur Aufnahme in unseren „Talent Pool“ nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens für weitere 180 Tage zu speichern, um etwaige weitere interessante Stellen für Sie zu identifizieren.  
Durch Absenden Ihrer Bewerbung stimmen Sie einer über die gesetzlichen Fristen hinausgehenden Speicherung zu. Sie können diese Zustimmung aber jederzeit widerrufen und der Speicherung Ihrer Daten widersprechen (siehe auch 5.). 

5. Entfernung personenbezogener Daten 
Sie können uns jederzeit via hr@nexmart.com kontaktieren, um die Löschung Ihrer Daten zu veranlassen. 180 Tage nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens werden Ihre Daten automatisch anonymisiert. Die Daten stehen uns dann nur noch als sogenannte Metadaten ohne direkten Personenbezug für statistische Auswertungen zur Verfügung (beispielsweise Frauen- bzw. Männeranteil an Bewerbungen, Anzahl an Bewerbungen pro Zeitraum etc.). 

6. Weitergabe von personenbezogenen Daten 
Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt nur dann, wenn die nexMart GmbH & Co. KG hierzu gesetzlich verpflichtet ist oder wenn es im Falle eines Missbrauchs oder der Aufklärung erforderlich ist. Hierzu bedarf es jedoch konkreter Anhaltspunkte für ein rechtswidriges oder missbräuchliches Verhalten. Auf Anordnung der zuständigen Stellen dürfen wir im Einzelfall Auskunft über diese Daten (Bestandsdaten) erteilen, soweit dies für Zwecke der Strafverfolgung, zur Gefahrenabwehr, zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben der Verfassungsschutzbehörden oder zur Durchsetzung der Rechte am geistigen Eigentum erforderlich ist. 
7. Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten 
Sowohl wir als Unternehmen, als auch diejenigen Mitarbeiter, welche im Bewerbungsprozess involviert sind, sowie eingebundene Drittunternehmen wie die Personio GmbH, sind dazu verpflichtet, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, um persönliche Daten vor Missbrauch, unberechtigter Veröffentlichung und Verlust zu schützen. Mit Drittunternehmen besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art 28 DS-GVO. 

8. Betroffenenrechte 
Sie haben jederzeit das Recht, von uns Auskunft über Ihre hinterlegten Daten zu verlangen. Daneben haben Sie das Recht, von uns Berichtigung, Löschung und Sperrung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Bitte wenden Sie sich zur Ausübung dieser Rechte an hr@nexmart.com. 

9. Fragen und Anregungen 
Wenn Sie Fragen zu unseren Hinweisen zum Datenschutz und zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, können Sie sich direkt an den Datenschutzbeauftragten wenden. Bitte schreiben Sie an: 

nexMart GmbH & Co. KG 
Betrieblicher Datenschutz 
E-Mail: dsb-nexMart@ensecur.de 
Anschrift: Gropiusplatz 10, 70563 Stuttgart, Deutschland
 

10. Gültigkeit und Änderungen der Datenschutzbestimmungen für das Bewerbersystem 
Die Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und datiert vom 22.05.2018. Durch die Weiterentwicklung unseres Bewerbungsprozesses oder die Implementierung neuer Funktionen oder Technologien kann es notwendig werden, diese Datenschutzbestimmungen zu ändern. Wir behalten uns vor, jederzeit entsprechende Änderungen vorzunehmen. 

11. Hinweise zur Erfüllung der Informationspflichten nach Art.13 DS-GVO für Bewerber 
Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen (Art.13 Abs.1a DS-GVO) 

nexMart GmbH & Co. KG 
Gropiusplatz 10 
70563 Stuttgart 
E-Mail: info@nexmart.com 

Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten (Art.13 Abs.1b DS-GVO) 

ENSECUR GmbH 
Sophienstraße 25
70178 Stuttgart 
Persönlich verantwortlich: Herr Julian Häcker 
E-Mail: dsb-nexmart@ensecur.de
 
Zweck und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung (Art.13 Abs.1c DS-GVO) 
Abwicklung von Bewerbungen/eRecruiting (§ 26 Abs. 1 BDSG-neu) 
Aufnahme in einen Bewerberpool für eine spätere Kontaktierung (Art. 6 Abs. 1 a DS-GVO) 

Interessen des Verantwortlichen bei Interessensabwägung (Art.13 Abs.1d DS-GVO) 
Nicht zutreffend.
 
Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten (Art.13 Abs.1e DS-GVO) 
Anbieter des softwaregestützten Bewerberportals, Entsorgungsdienstleister 

Übermittlung in Drittländer (Art.13 Abs.1f DS-GVO) 
Es erfolgt keine Übermittlung in ein Drittland. 

Speicherdauer gemäß gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (Art.13 Abs.2a DS-GVO) 
Eine Löschung der personenbezogenen Daten erfolgt 180 Tage nach Beendigung des Bewerbungsprozesses unter Berücksichtigung von §61b Abs.1 ArbGG i.V.m. §15 AGG wie unter 4. Speicherung der personenbezogenen Daten beschrieben. 

Widerspruchsrecht (Art.21. Abs.1 DS-GVO) 
Nicht relevant. 

Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art.13 Abs.2b DS-GVO) 
Als Betroffene/r haben Sie jederzeit das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung Ihrer Daten und auf Einschränkung der Verarbeitung, sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit. Bitte wenden Sie sich hierzu an den Verantwortlichen unter den angegebenen Kontaktdaten. 
Beschwerderecht (Art.13 Abs.2d DS-GVO) 
Als Betroffene/r können Sie sich bei Beschwerden jederzeit an den zuständigen Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg wenden: 

Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg 
Postfach102932 
70025 Stuttgart 
Deutschland 
Tel.: +49 (0) 711/615541-0 
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de 

Bestehen einer Erforderlichkeit zur Bereitstellung personenbezogener Daten (Art.13 Abs.2e DS-GVO) 
Die erhobenen Daten sind für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich. Bei Nicht-Bereitstellung ist eine Durchführung des Bewerbungsverfahrens nicht möglich. 

Die folgende Datenschutzerklärung der Recruitingseite wird aus technischen Gründen eingefügt. Ihr Ansprechpartner, als Bewerber/in, ist unter 11. Hinweise zur Erfüllung der Informationspflichten nach Art. 13 DS-GVO für Bewerber genannter.

Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Betreiber der Recruiting-Seite

Allgemeines

Diese Recruiting-Seite wird von der Personio GmbH betrieben, einem Unternehmen mit Sitz in Deutschland, welche eine Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software anbietet (https://www.personio.de/impressum/). Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Für diese Daten ist allein das Unternehmen verantwortlich im Sinne von Art. 24 DS-GVO, das dieses Online-Bewerbungsverfahren durchführt. Personio ist lediglich Betreiber der Software und dieser Recruiting-Seite und in dem Zusammenhang Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DS-GVO. Die Grundlage für die Verarbeitung durch Personio ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen der verantwortlichen Stelle und Personio. Zudem verarbeitet die Personio GmbH zur Erbringung ihrer Dienstleistungen, insbesondere für den Betrieb dieser Recruiting-Seite, weitere Daten, die zum Teil auch personenbezogene Daten sein können. Darauf wird im Folgenden näher eingegangen.

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
Personio GmbH
Buttermelcherstraße 16
80469 München
Tel.: +49 (89) 1250 1005
Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRB 213189
Registergericht: Amtsgericht München
Datenschutzbeauftragter: datenschutz@personio.de

Zugriffsprotokolle („Server-Logs“)

Mit jedem Zugriff auf diese Recruiting-Seite werden automatisch allgemeine Protokolldaten, sogenannte Server-Logs, erfasst. Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Ohne diese Daten wäre es technisch teilweise nicht möglich, die Inhalte der Software auszuliefern und darzustellen. Zudem ist die Verarbeitung dieser Daten aus Sicherheitsaspekten, insbesondere zur Zugriffs-, Eingabe- und Weitergabe- und Speicherkontrolle, zwingend notwendig. Darüber hinaus können die anonymen Informationen für statistische Zwecke sowie für die Optimierung des Angebots und der Technik verwendet werden. Zudem können die Log-Files bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung der Software nachträglich kontrolliert und ausgewertet werden. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 15 Abs. 1 Telemediengesetz (TMG) sowie Art. 6. (1) f DS-GVO. Erfasst werden allgemein Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel des Zugriffs auf die Software. Der Umfang dieser Protokollierung geht nicht über den gängigen Umfang jeder anderen Webseite im Internet hinaus. Die Speicherdauer dieser Zugriffsprotokolle beträgt bis zu 30 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Fehlerprotokolle („Error-Logs“)

Zum Zwecke der Fehleridentifizierung und -behebung werden sogenannte Fehlerprotokolle („Error-Logs“) angefertigt. Dies ist zwingend erforderlich, um auf mögliche Probleme bei der Darstellung und Umsetzung von Inhalten möglichst zeitnah reagieren zu können (berechtigtes Interesse). Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 15 Abs. 1 TMG sowie Art. 6. (1) f DS-GVO. Bei Auftreten einer Fehlermeldung werden allgemeine Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel bei Auftreten der entsprechenden Fehlermeldung/ -spezifikation erfasst. Die Speicherdauer dieser Fehlerprotokolle beträgt bis zu 30 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Einsatz von Cookies

Teilweise werden auf dieser Recruiting-Seite sogenannte Cookies eingesetzt. Dies sind kleine Textdateien, welche auf dem Gerät, mit welchem Sie auf diese Recruiting-Seite zugreifen, gespeichert werden. Grundsätzlich dienen Cookies dazu, die Sicherheit beim Besuch einer Website zu gewährleisten („unbedingt erforderlich“), gewisse Funktionalitäten wie Standard-Spracheinstellungen umzusetzen („funktional“), das Nutzungserlebnis oder die Performance auf der Webseite zu verbessern („Performance“) oder zielgruppenbasierte Werbung auszuspielen („Marketing“). Auf dieser Recruiting-Seite kommen grundsätzlich nur unbedingt erforderliche, funktionale und Performance Cookies zum Einsatz, insbesondere zur Umsetzung gewisser Voreinstellungen wie bspw. die Sprache, zur Identifizierung des Bewerbungskanals oder zur Analyse der Performance einer Stellenausschreibung, über die ein Nutzer auf diese Recruiting-Seite gelangt ist. Die Nutzung von Cookies ist für die Erbringung unserer Dienstleistungen und damit für die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 (1) b) DS-GVO) zwingend erforderlich. Speicherdauer: Bis zu 1 Monat bzw. bis zur Beendigung der Browser-Session Widerspruchsrecht: Sie können über Ihre Browser-Einstellungen selbst bestimmen, ob Sie Cookies erlauben oder der Nutzung von Cookies widersprechen möchten. Bitte beachten Sie, dass eine Deaktivierung der Cookies zu einer eingeschränkten oder komplett unterbundenen Funktionalität dieser Recruiting-Seite führen kann.

Betroffenenrechte

Sofern durch die Personio GmbH als verantwortliche Stelle personenbezogenen Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art.15 DS-GVO), Recht auf Berichtigung (Art.16 DS-GVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben sie nach Art. 7 III DS-GVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung. Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die für den Betrieb dieser Recruiting-Seite verarbeiteten Daten an den Datenschutzbeauftragten der Personio GmbH (siehe Ziffer B.).

Abschließende Bestimmungen

Personio behält sich vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.